Mettez en place les premières actions correctives

En effet, si vous ne pouvez pas communiquer en 5 minutes sur le plan d’action à adopter et vos attentes à 1 an et 3 ans, vous n’êtes probablement pas clair avec les actions correctives et les processus à mettre en place.

Une autre erreur habituelle est de lier tout changement à un nouveau système, ou projet de centralisation des tâches récurrentes dans un centre de service partagé. Ces projets peuvent durer plusieurs mois et la direction doit pouvoir voir des améliorations immédiates et des résultats en termes d’efficiences ou d’économies.

C’est pourquoi après le diagnostic vous devez décider d’une première feuille de route d’actions simples et rapides à mettre en place. Si le diagnostic est fait par quelqu’un avec une large expérience il trouvera une multitude de points à améliorer. Assurez-vous que pour chaque action on puisse mesurer le gain obtenu (temps, coûts), cela motivera la confiance de votre direction pour une éventuelle seconde étape qui demandera des efforts plus importants comme changer/intégrer des nouveaux systèmes ou la mise en place d’un centre de service partagé.

Concernant les premières actions correctives, elles sont similaires à l’intervention d’un plombier chez vous quand vous avez une fuite. La fuite ne vous empêche pas de mener votre vie, mais vous perdez du temps à les colmater. Le plombier vient ici réparer le goulot d’étranglement du problème afin qu’il n’y ait plus de fuite dans vos bénéfices ou trésorerie. Mais il ne va pas optimiser votre installation de plomberie.

Exemples d’actions à court terme faciles à mettre en place:

• Supprimer tous les excels ou tâches manuelles qui ne sont pas suivis ou n’apportent pas de valeur.

• Définir la matérialité des comptes en dessous duquel les soldes du bilan doivent être envoyés au compte de résultat à moins qu’une recharge ou paiement soit prévue. Cela vous permettra de gérer moins d’information au bilan.

• Créer des modèles standards pour toutes les transactions récurrentes (provisions, charges/produits constatés d’avance). 

•Automatiser toutes les tâches et contrôles qui ne nécessitent pas de développement (exemple les relances automatiques depuis votre logiciel/ERP comptable).

• Organiser les paiements qu’une fois par semaine. N’acceptez pas de paiements urgents, qui font perdre beaucoup de temps. Mais pour cela vous devez avoir le support de votre direction générale, sinon c’est illusoire.

• Ajuster vos prévisions/budget que pour des ajustements significatifs. Pensez par exception.

• Si vous faites encore votre consolidation sur excel, définissez un plan comptable commun pour toutes vos filiales et demander leur de vous envoyer leur comptabilité sur excel avec un format de base de données avec lesquels vous pouvez jouer avec des formules et pivot pour bâtir votre reporting.

• Simplifier votre reporting et ajouter un tableau de bord en première page synthétisant les principaux indicateurs de performances liés à votre business